הנחיות ודגשים - קייטנות קיץ

הנחיות ודגשים - קייטנות קיץ

א. סדר פעולות רכש והתקשרויות - קייטנות קיץ.

רכזים/ מנהלים יקרים,
לצורך הזמנת פעילות או ציוד לקייטנה שבאחריותכם- אנא פעלו ע"פ סדר הפעולות הבא;

1. יש לאסוף הצעות מחיר לפעילות/ ציוד שברצונכם להזמין.

• אם מדובר בהזמנת חוג או הפעלה - אין צורך בהצעות מחיר נוספות.
• אם מדובר בהזמנת מוצרים/ שירותים בתחומים בהם יש ספקים שזכו במכרז- אין צורך בהצעות נוספות. (ציוד משרדי ויצירה/ חומרי ניקיון וחד פעמי/ שירותי הסעות).
• אם מדובר בהזמנת מוצר (דוג' קרטיבים) - לפי גובה ההזמנה, תקבע כמות ההצעות הדרושות:
0-2,000 ₪ : שתי הצעות מחיר.
2,000-40,000: שלוש הצעות מחיר.
40,000+ : ארבע הצעות מחיר.
• אם מדובר בהזמנה ליציאה לאטרקציה חיצונית יש לצרף הצעה אחת בלבד וכן רישיון עסק בתוקף.
• אם מדובר בהזמנה של מתנפחים יש לפעול ע"פ נוהל מתנפחים - לחץ כאן.
יש לזכור לצרף נספחים כנדרש. בנספח ג' (תעודת מנהל מקורס עזרה ראשונה) ניתן לציין גם שם מלא ות.ז של מגיש עזרה ראשונה מטעם מנהל האירוע שיהיה באירוע ויוכל להגיש עזרה ראשונה במקרה הצורך.

2. יש לפתוח ספק במערכת הרכש הדיגיטלית של פנאי העיר.

ניתן לשלוח לספק את טופס פתיחת הספק שיקים את עצמו במערכת הרכש של פנאי העיר). לטופס פתיחת ספק - לחץ כאן

3. יש להוציא דרישת רכש למחלקת הרכש של פנאי העיר.

לטופס דרישת רכש לחץ כאן

דגשים למילוי ולהוצאת דרישת רכש;
• אנא למלא תקציב ע"פ סעיפי התקציב אותם קיבלתם. חשוב ביותר: יש לדאוג לא לחרוג ממסגרת התקציב הקיימת, כדי להימנע מחיוב אישי!
• יש לצרף הצעות מחיר - ע"פ דגשים בסעיף 1.
אם מדובר בדרישת רכש בתחומים בהם יש ספקים שזכו במכרז - יש לצרף לדרישת הרכש מפרט כתוב הכולל מחיר לכל פריט, וסה"כ עלות דרישת הרכש ע"פ מחירון הספקים. למחירון הספקים הזוכים - לחץ כאן.
• אם מדובר בהזמנת חוג או הפעלה (בחשבונית)- בנוסף להצעת המחיר מהמפעיל, יש לצרף את הטפסים הבאים חתומים ע"י הגורמים הרלוונטיים בכל טופס:
- בקשה להתקשרות עם מפעיל חיצוני בתכנית בי"ס של החופש הגדול - לחץ כאן.
- אישור קיום ביטוחים חתום ע"י חברת הביטוח של המפעיל - לחץ כאן.
- חוזה מפעיל חתום - לחץ כאן
- טופס בקשת בגיר לקבלת אישור משטרה - לחץ כאן

4. יש לשלוח דרישת רכש חתומה לספק.

דגשים:
• כל דרישת רכש עוברת סבב של 3 חתימות דיגיטליות (מנהל רכש, מנהלת כספים ומנכ"ל) וחוזרת אליכן חתומה לדואר האלקטרוני. יש להעביר לספק את הזמנת הרכש החתומה. חשוב ביותר: יש לעבוד עם ספק רק לאחר קבלת הזמנת רכש חתומה, כדי להימנע מחיוב אישי!
• יש אישור לביצוע הזמנה רק ע"ב הפריטים/ השירותים המפורטים בהצעה ואשר אושרו בהזמנת הרכש החתומה.
• אנא בצעו רכישות שירותים או מוצרים שזכו במכרז (ציוד משרדי ויצירה/ חומרי ניקיון וחד פעמי/ שירותי הסעות) ע"ב רשימת המוצרים והמחירים המפורטים במחירון אשר זכה במכרז. אין אישור לרכוש מוצרים אחרים, ופנאי העיר לא תישא באחריות לרכישה ואספקה שבוצעה בצורה לא תקינה ו/ או שלא כדין. למחירון הספקים הזוכים - לחץ כאן.

לכל שאלה/ הבהרה - מגוון אנשי קשר לרשותכם (עקב עומס צפוי, עדיפות לדואר אלקטרוני)
• ז'קלין שטיווי, פקידת רכש והתקשרויות- 04-9118824 , jaklin-s@pnay.org.il
• מיכל רוזנבלט, מנהלת משאבי אנוש - 04-9118820 , michal-r@pnay.org.il
• פרטי ספקים זוכים במכרזי פנאי העיר - לחץ כאן

שתהיה לנו קייטנה מוצלחת ובטוחה!